Menu

Een evenement moet staan als een huis

Wanneer je bewust ervoor kiest een evenement te (laten) organiseren, dan kies je er ook bewust voor om dit als middel in te zetten om een groter doel te realiseren. Sales gerelateerd, zoals het verzamelen van contacten en leads, of marketing gerelateerd, zoals het vergoten van de naamsbekendheid van je bedrijf of product. Waarom, hoe en wat, dat zijn de drie vragen die je jezelf moet stellen voorafgaande aan het evenement.

Stel meetbare doelen

Een goed georganiseerd evenement moet ook wat opleveren. De investering in tijd, geld en moeite verdient zich terug op verschillende gebieden. Return on investment (ROI) is een bekende, en wellicht wat uitgekauwde, term in de evenementenwereld. Twintig nieuwe leads, twee opdrachten van bestaande relaties; maak het doel helder. Hiermee heb je meteen de ‘waarom’ vraagt beantwoordt. Zorg ook voor een meetbaar doel en plaats het in een tijdsschema. Stel korte én lange termijn doelen. Even een leuk evenementje organiseren zit er niet in. Het is hard werken om een rendabel evenement te organiseren. Een extern bureau met ervaring heeft de juiste kennis, tools en contacten om een succesvol evenement te realiseren.

Integrale aanpak

Pas als het doel en de doelgroep bepaald zijn, komt de creatieve vertaalslag. Een invulling die zorgt voor kippenvelmomenten, ontroering en energie. Allemaal gebundeld in een ervaring. Incentives, productpresentaties, congressen, personeelsevenementen; elk evenement heeft een uniek karakter en doel. Door bewust keuzes te maken en verbindingen te leggen met andere communicatie-uitingen, is er meer mogelijk dan vaak wordt gedacht. Die integrale aanpak biedt hulp bij het beantwoorden van de drie eerdergenoemde vragen waarom, hoe en wat. In plaats van meerdere keren een advertentie in een landelijk dagblad af te nemen, kan het bijvoorbeeld veel meer lonen om gericht een evenement te organiseren voor klanten of partners.

Continuïteit als draagvlak

Besef dat ook na het evenement nog werk te doen is; er moet namelijk opvolging plaatsvinden. Het evenement is wellicht pas het eerste of tweede contactmoment met een potentiële klant. Zie het als een perfect startpunt om opnieuw een afspraak te plannen. Daar moet van tevoren goed over nagedacht worden. Die continuïteit is enorm belangrijk, anders kost een event alleen maar geld en heb je niet alle kansen volledig kunnen benutten. Daarom is een goede fundering, de voorbereiding inclusief doelstellingen, nodig om de rest op te kunnen bouwen. Een evenement moet staan als een huis, niet wegzakken in los zand.